INFORMATIVA PRIVACY GRADUATION E REUNION
ai sensi del Regolamento europeo n. 679/2016 (“GDPR”)
Categorie di interessati
Soggetti che partecipano alla Graduation e/o alla Reunion, eventi che si svolgono in luoghi pubblici o aperti al pubblico e che sono promossi e organizzati dal Titolare (di seguito, “Soggetti interessati”)
Titolare del trattamento
“Bologna University Business School” (di seguito “BBS” o “Titolare”) Villa Guastavillani, Via degli Scalini 18, Bologna (BO) – Italia Iscrizione nel Reg. Persone Giuridiche presso la Prefettura di Bologna
n. 729, pag. 118 vol. 5 P. Iva 02095311201
Responsabile della protezione dei dati (data protection officer)
BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it
1. INFORMAZIONI SUI TRATTAMENTI EFFETTUATI
SEZ. A
Finalità
Consentire la partecipazione alla Graduation e alla Reunion.
Base giuridica
Esecuzione di un contratto/servizio o di misure pre-contrattuali – art. 6.1 b) GDPR.
Dati personali raccolti
Dati anagrafici e di contatto.
Conferimento necessario: un eventuale rifiuto di fornire i dati sopra indicati, come pure la richiesta di ottenerne la cancellazione, determinerebbe l’impossibilità per BBS di soddisfare la Sua richiesta e di fornire (o continuare a fornire) il servizio da Lei domandato.
Periodo di conservazione dei dati
I dati trattati per l’esecuzione del rapporto contrattuale sono conservati per il tempo necessario all’esecuzione del contratto.
SEZ. B
Finalità
Gestione di adempimenti fiscali, contabili e amministrativi richiesti dalla legge.
Base giuridica
Adempimento di obblighi di legge – art. 6.1 c) GDPR.
Dati personali raccolti
Dati anagrafici, di contatto e le informazioni relative al contratto.
Periodo di conservazione dei dati
I dati trattati per la gestione di adempimenti fiscali, contabili e amministrativi richiesti dalla legge sono conservati per il termine previsto da quest’ultima: il termine per la conservazione delle scritture contabili è di 10 anni, come previsto dall’art. 2220 c.c.
SEZ. C
Finalità
Documentare l’evento sul sito e sui canali social BBS, nonché per finalità di archivio
Base giuridica
Legittimo interesse – art. 6.1 lett. f) GDPR.
Dati personali raccolti
Immagini catturate mediante le fotografie e le riprese audio-video effettuate in occasione dell’evento.
Periodo di conservazione dei dati
Le immagini sono conservate per fini archivistici e documentativi della storia della Scuola per un termine di 10 anni, salvo che gli interessati esercitino il proprio diritto di opposizione, richiedendo a BBS la rimozione e la cancellazione della foto o del video che li ritraggano, o abbiano sottoscritto una cessione dei diritti d’immagine mediante apposita liberatoria.
SEZ. D
Finalità
Accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria
Base giuridica
Legittimo interesse – art. 6.1 lett. f) GDPR
Dati personali raccolti
Dati personali raccolti in base alle altre finalità sopra indicate.
Periodo di conservazione dei dati
I dati utilizzati per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria sono conservati per 10 anni dall’interruzione del rapporto, coincidente con il termine di prescrizione ordinaria, e comunque, in caso di avvio di contenzioso, per tutta la durata del contenzioso stesso e comunque fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
2. FOCUS: FINALITÀ DI ARCHIVIO, NONCHÉ DI PUBBLICAZIONE SUL SITO E SUI CANALI SOCIAL BBS DI IMMAGINI DELLL’EVENTO DI BBS A CUI PARTECIPERÀ– SEZ. C
La Graduation e la Reunion sono eventi molto importanti per la Community di BBS. Per questo, la Scuola desidera documentarli mediante riprese audio e video, per finalità di archivio, nonché di pubblicazione sul sito e sui canali social BBS.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di BBS, sussistendo una relazione adeguata e pertinente tra la stessa e i partecipanti agli eventi, che si svolgerannno in pubblico, con specifico avviso che si effettuano fotografie e riprese destinate a documentare l’evento, mediante pubblicazione sul sito e sui canali social BBS e conservazione negli archivi BBS.
Le immagini sono conservate negli archivi di BBS per un termine di 10 anni, affinché la Scuola possa documentare la propria storia nel tempo e, se pubblicate sul sito e sui canali social BBS, vi permangono per il medesimo termine, salvo che non siano intervenute una cessione dei diritti di immagine mediante apposita liberatoria o una diversa richiesta dell’interessato . Gli interessati, infatti, hanno il diritto di opporsi in ogni momento al trattamento dei dati personali qui considerato, richiedendo a BBS la rimozione e la cancellazione della foto o del video che li ritraggano.
3. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali è effettuato da BBS con modalità cartacee ed informatizzate.
4. ATTIVITÀ DECISIONALI AUTOMATIZZATE
BBS esclude il ricorso a qualsiasi attività decisionale basata su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sulla Sua persona ai sensi dell’art. 22 del Regolamento europeo 679/2016.
5. SORTE DEI DATI AL TERMINE DEL PERIODO DI CONSERVAZIONE
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
6. RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO. TERZI DESTINATARI DEI DATI
Sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del citato Regolamento europeo n. 679/2016 e possono quindi trattare e venire a conoscenza dei dati da Lei forniti, i soggetti o le categorie di soggetti indicati nel sito http://www.bbs.unibo.it, nella sezione Privacy.
A tal fine si segnala che sono designati responsabili di trattamento i soggetti di cui BBS si serve:
a) per la gestione delle relazioni con gli Soggetti interessati e più in generale, con i terzi, anche per fini contabili e amministrativi, ivi inclusa la difesa legale;
b) per la gestione delle comunicazionie per l’erogazione di servizi informativi e promozionali;
c) per la gestione, anche informatica, dei propri archivi.
I dati potranno essere altresì trasmessi all’autorità giudiziaria e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli, nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziaria.
7. LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DATI A PAESI EXTRA UE
BBS potrebbe trasferire i tuoi dati personali a responsabili di trattamento collocati al di fuori della UE (es. WhatsApp), in tal caso il trasferimento dei dati personali avverrà ai sensi delle disposizioni previste dal GDPR, titolo V, artt. 44 e ss. In particolare, ove il trasferimento avvenga in Paese terzo, il trasferimento avverrà ai sensi dell’art. 46 del GDPR in conformità della decisione adottata dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea ovvero in presenza di adeguate garanzie e previa verifica il Paese terzo garantisca un adeguato livello di protezione dei dati personali. Per maggiori informazioni in merito è possibile inviare una mail agli indirizzi sotto riportati.
8. I SUOI DIRITTI. RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Lei può esercitare i diritti a Lei riconosciuti dalla legge e, in particolare, , il diritto di ottenere da BBS l’accesso ai Suoi dati personali (art. 15 GDPR), la rettifica e/o integrazione (art. 16 GDPR) e la cancellazione (art. 17 GDPR) dei Suoi dati personali, la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR), il diritto a ricevere la notifica delle rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate (art. 19 GDPR), il diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR), il diritto di opporsi al trattamento (art. 21 GDPR). Tali diritti possono essere soggetti ad alcune eccezioni e/o limitazioni (es. il diritto alla cancellazione non può essere esercitato per quei dati rispetto ai quali BBS dimostri l’esistenza di motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, il diritto alla portabilità si applica rispetto a trattamenti basati su un contratto o sul consenso, il diritto di opposizione si applica per i trattamenti basati sul legittimo interesse o per motivi di interesse pubblico).
Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare reclamo all’Autorità di controllo, competente (art. 77 GDPR), che in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma – PEC: protocollo@pec.gpdp.it).
9. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DATA PROTECTION OFFICER)
BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it
Lei può contattare il Responsabile della protezione dei dati per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti derivanti dal Regolamento europeo n. 679/2016 e dal Codice Privacy.
10. CONTATTI E CONTESTAZIONI
In caso di domande o reclami, per quanto riguarda la presente Informativa Privacy o le pratiche di trattamento dei dati da parte di BBS o per richieste relative all’aggiornamento/rettifica/cancellazione dei dati personali o all’esercizio dei Suoi diritti in materia di privacy Lei può contattare il Titolare o il Responsabile della protezione dei dati.
A tal fine Lei può inviare una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica gdpr@bbs.unibo.it (dal quale Le risponderà la persona delegata da BBS a dare riscontro all’interessato che è il Coordinatore interno del trattamento dei dati, ovvero all’indirizzo di posta elettronica Responsabile della protezione dei dati dpo@bbs.unibo.it.
