ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento europeo n. 679/2016 (“GDPR”) e art. 4 Statuto dei lavoratori
| Categorie di interessati | Persone fisiche che a qualunque titolo accedano alle aree videosorvegliate presso Villa Guastavillani o presso il Nuovo Campus di Bologna University Business School (di seguito, “Soggetti interessati”) |
| Titolare del trattamento | “Bologna University Business School” (di seguito “BBS” o “Titolare”) Villa Guastavillani, Via degli Scalini 18, Bologna (BO) – Italia Iscrizione nel Reg. Persone Giuridiche presso la Prefettura di Bologna n. 729, pag. 118 vol. 5 P. Iva 02095311201 |
| Responsabile della protezione dei dati (data protection officer) | BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it |
1. INFORMAZIONI SUI TRATTAMENTI EFFETTUATI
Finalità
A) Tutela della sicurezza dei Soggetti interessati che accedono alle alla sede del Titolare, nonché tutelare il patrimonio mobiliare e immobiliare di BBS.
Base giuridica
Legittimo interesse – art. 6.1 lett. f) GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
| Le immagini/videoriprese relative ai Soggetti interessati provenienti dalle telecamere dislocate presso il Nuovo Campus del Titolare. | I dati sono conservati per un periodo non superiore a 72 ore successive alla loro rilevazione, dopodiché gli stessi sono automaticamente cancellati. Rimangono salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a periodi di chiusura delle sedi del Titolare, nonché ove ricorrano specifici casi, come illustrato ai successivi parr. 2 e 3. |
B) Accertare, difendere e/o esercitare un diritto del Titolare
Base giuridica
Legittimo interesse – art. 6.1 lett. f) GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
| Le immagini/videoriprese relative ai Soggetti interessati provenienti dalle telecamere dislocate presso Villa Guastavillani e presso il Nuovo Campus del Titolare. | I dati sono conservati per tutta la durata del procedimento stragiudiziale e/o giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle tutele giudiziali e/o delle azioni di impugnazione. |
2. NECESSITÀ DEL SISTEMA DI VIDEOSORVEGLIANZA
Presso le sedi del Titolare sono in funzione sistemi di videosorveglianza a circuito chiuso, opportunamente segnalati prima del relativo raggio d’azione mediante appositi cartelli, nel rispetto della normativa data protection. Il sistema di videosorveglianza permette la raccolta continua delle immagini e l’archiviazione dei fotogrammi. Le telecamere sono installate sia all’esterno (es. parcheggi) che all’interno delle sedi.
L’uso di telecamere è finalizzato alla tutela della sicurezza dei soggetti che accedono alle sedi del Titolare (Nuovo Campus), nonché alla tutela del patrimonio mobiliare e immobiliare di BBS rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine o atti di vandalismo e qualsiasi altro atto illecito. Occorre tenere conto che il Nuovo Campus di BBS, frutto di un progetto architettonico moderno di alto pregio, è dotato di beni e di tecnologie, ivi inclusi arredamenti, dispositivi elettronici e audiovisivi, di ultima generazione, elevata qualità e significativo valore commerciale. Si precisa sul punto che il Nuovo Campus ha richiesto investimenti per molti milioni di euro, in parte coperti da finanziamenti pubblici.
L’installazione delle telecamere è quindi necessaria per la protezione del patrimonio di BBS, avuto riguardo al verificarsi di episodi di danneggiamenti, furti e atti vandalici presso Villa Guastavillani, che rendono quindi concreto ed attuale il rischio che tali fenomeni possano verificarsi nuovamente.
La informiamo che il trattamento dei Suoi dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli ed avverrà mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusioni.
Dal trattamento in oggetto non deriva un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori e in generale dello Staff di BBS, in quanto:
- il posizionamento delle telecamere, esterne o in luoghi interni di mero transito, non comporta che sia ripresa l’attività lavorativa dei predetti;
- le telecamere non sono oggetto di visualizzazione in tempo reale, fatta eccezione esclusivamente per la visualizzazione da parte degli addetti al servizio di accoglienza e, solamente nelle ore notturne, da parte dell’Istituto di sorveglianza La Patria. In ogni altro caso, le immagini sono accessibili esclusivamente nei casi di commissione di reati come infra indicato.
Si segnala altresì che l’installazione delle telecamere interne è stata autorizzata dall’Ispettorato del lavoro competente per territorio.
L’accesso alle registrazioni ed alle telecamere avviene solo in caso di verificazione di potenziali reati (in via esemplificativa e non esaustiva, in caso di furto, di danneggiamento, ecc.).
Le immagini registrate sono presidiate da idonei sistemi di sicurezza fisica e logica e non possono essere conservate oltre il periodo di tempo indicato nella presente informativa né visualizzate da alcuno, eccetto i soggetti precedentemente indicati , fatta eccezione per i seguenti casi:
- qualora si verifichino fatti suscettibili di integrare un reato, ove il Titolare o l’Interessato provvedano a presentare denuncia-querela e la richiesta provenga dall’autorità pubblica o dal relativo difensore, oppure qualora attestino tramite avvocato di avere interesse alla trasmissione delle immagini ai fini delle indagini difensive sottese a un procedimento penale esistente o da radicare, ovvero
- il Titolare riceva una richiesta da parte dell’Autorità compentente (autorità giudiziaria, di pubblica sicurezza, ecc.).
Villa Guastavillani è altresì dotata di un impianto antintrusione, a presidio dell’edificio nelle ore notturne che cattura immagini solo in caso di rilevazione di un’intrusione.
3. MODALITÀ E DURATA DEL TRATTAMENTO
Gli impianti di videosorveglianza sono in funzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Le telecamere sono fisse, con un raggio di circa 90 gradi e registrano su un NVR centralizzato ubicato all’interno dei locali di BBS.
La visualizzazione e la gestione delle immagini riprese attraverso gli impianti di videosorveglianza sono riservate al Titolare del trattamento e alle persone da questi formalmente autorizzate. I dati sono conservati con l’impiego di misure di sicurezza idonee a impedire l’accesso da parte di personale non autorizzato e a garantire la riservatezza e l’integrità degli stessi. L’accesso alle registrazioni ed alle telecamente avviene solo in caso di necessità (in via esemplificativa e non limitativa, in caso di eventulae furto, di danneggiamento dei beni del Titolare, ecc.) e, pertanto, in seguito al verificarsi una delle ipotesi individuate nel precedente punto 2. Come anticipato, possono visualizzare in tempo reale le immagini della videosorveglianza esclusivamente gli addetti al servizio di accoglienza e, solamente nelle ore notturne, l’Istituto di sorveglianza La Patria. Ciascuno di questi soggetti è designato per il trattamento dei dati personali ed ha ricevuto specifiche istruzioni in merito alle attività di trattamento, impegnandosi ad agire secondo i principi della data protection.
Qualora la sede del Titolare rimanga chiusa per un periodo superiore a due giorni, il Titolare determina un diverso termine di conservazione, pari a ulteriori 24 ore per ogni periodo di chiusura superiore a due giorni, in ogni caso mai superiore a 7 giorni.
Ove la richiesta di consegna della videoregistrazione sia fondata, la videoregistrazione necessaria per le finalità difensive sopra illustrate dovrà essere fornita all’Autorità pubblica e/o all’avvocato avente diritto all’accesso come sopra precisato.
Il trattamento dei dati personali potrà essere effetttuato anche mediante l’impianto antintrusione. Tale impianto, come anticipato, è attivo in orario notturno e la cattura delle immagini avviene solo nel caso in cui sia rilevata un’intrusione. Le immagini sono cancellate entro 72 ore dalla rilevazione, salvo specifiche e concrete esigenze di difesa determinate dall’effettiva verificazione di fatti suscettibili di integrare reati.
4. ATTIVITÀ DECISIONALI AUTOMATIZZATE
BBS esclude il ricorso a qualsiasi attività decisionale basata su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sulla Sua persona ai sensi dell’art. 22 del Regolamento europeo 679/2016.
5. RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO. TERZI DESTINATARI DEI DATI
Sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del citato Regolamento europeo n. 679/2016 e possono quindi trattare e venire a conoscenza dei dati da Lei forniti, i soggetti o le categorie di soggetti indicati nel sito http://www.bbs.unibo.it, nella sezione Privacy.
A tal fine si segnala che sono designati responsabili di trattamento i soggetti di cui BBS si serve:
- a) per la gestione e mantutenzione dei sistemi e per esigenze di sicurezza e di difesa legale; e
- b) per la gestione, anche informatica, dei propri archivi.
I dati potranno essere altresì trasmessi a soggetti operanti in qualità di titolari autonomi del trattamento quali, l’autorità giudiziaria e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli, nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziaria.
6. LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DATI A PAESI EXTRA UE
Il Titolare effettua il trattamento dei Suoi dati in Italia.
7. I SUOI DIRITTI. RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Lei può esercitare i diritti a Lei riconosciuti dalla legge e, in particolare, il diritto di ottenere da BBS l’accesso ai Suoi dati personali (art. 15 GDPR), la rettifica e/o integrazione (art. 16 GDPR) e la cancellazione (art. 17 GDPR) dei Suoi dati personali, la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR), il diritto a ricevere cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate (art. 19 GDPR), il diritto di opporsi al trattamento (art. 21 GDPR). Tali diritti possono essere soggetti ad alcune eccezioni e/o limitazioni (es. il diritto alla cancellazione non può essere esercitato per quei dati rispetto ai quali BBS dimostri l’esistenza di motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, il diritto di opposizione si applica per i trattamenti basati sul legittimo interesse o per motivi di interesse pubblico).
Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare reclamo all’Autorità di controllo, competente (art. 77 GDPR), che in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma – PEC: protocollo@pec.gpdp.it).
8. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DATA PROTECTION OFFICER)
BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it
Lei può contattare il Responsabile della protezione dei dati per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti derivanti dal Regolamento europeo n. 679/2016 e dal Codice Privacy.
9. CONTATTI E CONTESTAZIONI
In caso di domande o reclami, per quanto riguarda la presente Informativa Privacy o le pratiche di trattamento dei dati da parte di BBS o per richieste relative all’aggiornamento/rettifica/cancellazione dei dati personali o all’esercizio dei Suoi diritti in materia di privacy Lei può contattare il Titolare o il Responsabile della protezione dei dati.
A tal fine Lei può inviare una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica gdpr@bbs.unibo.it (dal quale Le risponderà la persona delegata da BBS a dare riscontro all’interessato che è il Coordinatore interno del trattamento dei dati), ovvero all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei dati dpo@bbs.unibo.it.
10. AGGIORNAMENTO DELLA PRESENTE INFORMATIVA
Le eventuali variazioni alla presente informativa saranno comunicate tramite il sito internet di BBS: https://www.bbs.unibo.it/
