| Categorie di interessati | • Segnalante che invierà le segnalazioni di condotta illecita;
• Segnalato; e • Soggetti terzi inclusi nelle segnalazioni. |
| Titolare del trattamento | “Bologna University Business School” (di seguito “BBS” o “Titolare”)
Villa Guastavillani, Via degli Scalini 18, Bologna (BO) – Italia Iscrizione nel Reg. Persone Giuridiche presso la Prefettura di Bologna n. 729, pag. 118 vol. 5 P. Iva 02095311201 |
| Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer) | BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it |
1. INFORMAZIONI SUI TRATTAMENTI EFFETTUATI
SEZ. A
Finalità
I dati personali saranno trattati ai fini della gestione, da intendersi come ricezione, analisi ed eventuale ulteriore trattamento, delle segnalazioni relative a ipotesi di comportamenti, atti od omissioni illeciti, consistenti in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231 dell’8 giugno 2001, violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e/o del Codice Etico adottati dal Titolare, nonché della normativa nazionale ed europea come indicata dal D.lgs. 24 del 10 marzo 2023.
Le segnalazioni possono essere presentate mediante i canali indicati al punto 2 della presente informativa.
Base giuridica
I dati personali saranno trattati ai sensi dell’art. 6, 1° comma, lett. c) GDPR. Infatti, il trattamento di dati personali qui descritto è necessario per l’adempimento dei seguenti obblighi di legge:
– art. 6, comma 2-bis, D.lgs. 231/2001, che impone al Titolare di prevedere nel modello di gestione, laddove adottato, appositi canali per presentare segnalazioni; e
– D.lgs. 24/2023, che pure prevede l’attivazione e la gestione di canali di segnalazione interna.
Il trattamento di categorie particolari di dati personali è meramente eventuale e si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare e dell’interessato in materia del diritto del lavoro ai sensi dell’art. 9, 2° comma, lett. b) del GDPR. Nell’impossibilità di prevedere quali dati personali saranno inclusi dal Segnalante nella segnalazione, si precisa altresì che, qualora questa contenga categorie particolari di dati personali estranee all’assolvimento di obblighi e all’esercizio di diritti in materia del diritto del lavoro, il trattamento si fonderà sull’accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell’art. 9, 2° comma, lett. f) GDPR. Eventuali dati relativi a condanne penali e reati saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
| Dati personali eventualmente inseriti dal Segnalante nella segnalazione, tra cui dati identificativi e di contatto del Segnalante, dati identificativi del Segnalato o di Terzi, dati personali forniti nell’ambito della descrizione delle circostanze e del fatto oggetto di segnalazione.
Il conferimento dei propri dati personali da parte del Segnalante è facoltativo. In particolare, in caso di mancato conferimento dei dati Identificativi del Segnalante, la segnalazione verrà considerata come resa in forma anonima. Nel caso il Segnalante scelga di specificare il proprio nome, i Suoi dati personali saranno associati alla segnalazione. In tal caso, si adottano tutte le misure idonee a tutelare l’identità del Segnalante. Né l’identità del Segnalante né qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti. Quanto alle informazioni relative alle violazioni contenute nella segnalazione (es. le circostanze e la descrizione del fatto con riferimento al Segnalato e/o Terzi), queste sono necessarie per consentire al Titolare di acquisire, gestire e avviare la eventuale fase istruttoria ai sensi del D.lgs. 231/01 e s.m.i, D.lgs. 90/2017 s.m.i e D.lgs. 24/2023. Il Titolare non richiede categorie particolari di dati e/o dati giudiziari. Se inviati, verranno trattati solo in presenza delle condizioni indicate nell’informativa, altrimenti saranno cancellati. Per maggiori indicazioni, si rimanda al punto 3 della presente informativa. In ogni caso, i dati personali non utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. |
I dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. 24/2023 e del principio di cui all’articolo 5, comma 1, lett. e) GDPR.
Qualora la segnalazione comporti l’instaurazione di un contenzioso o un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalato o del Segnalante, i dati saranno conservati per tutta la durata del contenzioso fino allo spirare dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. Fanno eccezione al termine quinquennale le segnalazioni i cui contenuti siano completamente estranei alle finalità d’uso del canale whistleblowing (es. lamentele, insulti, suggerimenti), che saranno cancellate entro due mesi dall’analisi, documentando le ragioni per cui non sono pertinenti. |
SEZ. B
Finalità
I dati personali potranno essere trattati dal Titolare al fine di accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziaria o instaurare un’azione disciplinare nei confronti del Segnalato o del Segnalante che abbia reso dichiarazioni false o diffamatorie.
Base giuridica
I dati personali saranno trattati ai sensi dell’art. 6, 1° comma, lett. f) GDPR, sulla base del legittimo interesse alla tutela dei propri diritti, nonché all’eventuale irrogazione di sanzioni disciplinari allorché ne ricorrano i presupposti.
Categorie particolari di dati personali saranno eventualmente trattate per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell’art. 9, 2° comma, lett. f) GDPR. Il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati, eventualmente inviati, saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
| Dati identificativi del Segnalante, dati identificativi del Segnalato o di Terzi, dati personali attinenti alle circostanze e al fatto oggetto del procedimento.
In ogni caso, nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare contro il Segnalato, l’identità del Segnalante potrà essere rivelata solo previo consenso espresso dello stesso, ove ricorrano i presupposti illustrati al punto 6 della presente informativa. Inoltre, ai sensi dell’art. 12, 3° e 4° comma D.lgs. 24/2023, nell’ambito dell’eventuale procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale. Inoltre, nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. In ogni caso, il Titolare tutela l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. |
I dati utilizzati per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria o per instaurare un’azione disciplinare sono conservati per il termine di esperibilità delle corrispondenti azioni (ivi incluse quelle di impugnazione). |
2. FOCUS SEZ. A: MODALITÀ DI SEGNALAZIONE
Il Segnalante potrà decidere di trasmettere la segnalazione attraverso:
- la piattaforma elettronica presente sul sito di BBS https://www.bbs.unibo.it/, alla voce “whistleblowing” (di seguito “Piattaforma Whistleblowing”), oppure
- posta ordinaria (recante la dicitura “riservata”) presso la sede di Bologna University Business School in Bologna – Via degli Scalini n. 18, alla cortese attenzione dell’Organismo di Vigilanza, oppure ancora
Qualora il Segnalante lo ritenga opportuno, potrà effettuare la propria segnalazione con modalità orali. A tale fine, potrà richiedere un colloquio con l’Organismo di Vigilanza inviando una richiesta all’indirizzo odv@bbs.unibo.it.
3. FOCUS SEZ. A: CONFERIMENTO FACOLTATIVO DEI DATI DEL SEGNALANTE
Come anticipato, il conferimento dei dati del Segnalante è facoltativo, potendo la segnalazione essere trasmessa in forma anonima all’Organismo di Vigilanza. Le informazioni evidenziate sulla Piattaforma Whistleblowing con un asterisco (*) sono obbligatorie per consentire al Titolare di acquisire, gestire e avviare la eventuale fase istruttoria ai sensi del D. Lgs. 231/01 s.m.i e del D. Lgs. 90/2017 s.m.i e del D.lgs. 24/2023.
Nell’ambito della procedura di segnalazione, il Titolare non richiede l’indicazione di categorie particolari di dati e/o dati giudiziari. Ove inviati dal Segnalante, il Titolare potrà trattarli solo in presenza delle condizioni sopra elencate. In assenza di tali condizioni verranno immediatamente cancellati.
4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali è effettuato da BBS con modalità cartacee ed informatizzate. I dati verranno trattati con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, dotate di strumenti di crittografia o, comunque, in modo tale da garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e di tutti i soggetti coinvolti, del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.
Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, questa, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
5. SORTE DEI DATI AL TERMINE DEL PERIODO DI CONSERVAZIONE
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi. In ogni caso, come anticipato, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti, o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
6. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO, RESPONSABILI E ALTRI DESTINATARI DEI DATI
I dati personali raccolti sono trattati dall’Organismo di Vigilanza di BBS, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.
Tali dati personali potranno essere trattati da personale di BBS, che agisce sulla base di specifiche istruzioni in ordine a finalità e modalità del trattamento e che sarà comunque coinvolto solo in casi strettamente necessari, avendo cura di preservare l’assoluta riservatezza degli interessati.
Se del caso, potranno essere destinatari dei dati raccolti l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli.
In casi eccezionali, qualora dalla segnalazione BBS avvii un procedimento disciplinare nei confronti del soggetto segnalato che si basa unicamente sulla segnalazione, i dati del segnalante potranno essere comunicati al Segnalato, esclusivamente per far esercitare il diritto di difesa di quest’ultimo, previo consenso del Segnalante. L’identità del Segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, deve essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, eliminando tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante.
Inoltre, come anticipato, ai sensi dell’art. 12, 3° e 4° comma D.lgs. 24/2023, nell’ambito dell’eventuale procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale. Inoltre, nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
Infine, i dati personali potranno essere resi accessibili, portati a conoscenza o comunicati a persone fisiche o giuridiche, di cui il Titolare si avvalga per lo svolgimento delle attività strumentali al raggiungimento della finalità di cui sopra (in via esemplificativa, per fini contabili e amministrativi, difesa legale, gestione, anche informatica, dei propri archivi). Tra i predetti soggetti designati quali responsabili esterni di trattamento, si indica sin d’ora la Società Whistleblowing Solutions I.S. S.r.l., con sede in Milano, Viale Aretusa 34, nonché i soggetti che, di volta in volta, svolgeranno le attività sopra indicate.
7. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DATA PROTECTION OFFICER)
BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it
Lei può contattare il Responsabile della protezione dei dati per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti derivanti dal Regolamento europeo n. 679/2016.
8. LUOGO DEL TRATTAMENTO
BBS effettua il trattamento dei Suoi dati in Italia.
9. DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Gli interessati possono esercitare i diritti riconosciuti ai sensi e nei limiti degli artt. 15 – 22 GDPR, tra cui il diritto di ottenere da BBS, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda.
Ai sensi dell’art. 2-undecies D.lgs. 196 del 30 giugno 2003 s.m.i., espressamente richiamato dall’art. 13, 3° comma D.lgs. 24/2023,.i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento europeo n. 679/2016 non possono essere esercitati qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente segnalante la condotta illecita, ai sensi della legge n. 179/2017, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio. In tal caso, i suddetti diritti potranno essere esercitati con le modalità di cui all’art. 160 Codice Privacy per il tramite del Garante Privacy che informerà l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame e altresì del suo diritto a proporre ricorso giurisdizionale.
9.1 DIRITTO DI RECLAMO
Gli interessati i quali ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
9.2 MODALITÀ PER L’ESERCIZIO DEI DIRITTI
L’esercizio dei diritti può essere effettuato inviando una comunicazione presso la sede di Bologna University Business School, Villa Guastavillani, Via degli Scalini 18, Bologna (BO) all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza o all’indirizzo di posta elettronica gdpr@bbs.unibo.it
10. FONTE DEI DATI PERSONALI
I dati del Segnalante eventualmente indicati sono forniti direttamente dal Segnalante stesso (e quindi acquisiti dal Titolare presso l’interessato ai sensi dell’art. 13 del GDPR). I dati personali del Segnalato e/o di Terzi sono stati forniti al Titolare dal Segnalante (e quindi acquisiti dal Titolare presso terzi ai sensi dell’art. 14 del GDPR).
